Verklagsreglum þessum er ætlað að tryggja að upplýst verði um lögbrot og aðra ámælisverða háttsemi í starfsemi Já hf. / GI rannsókna ehf. (hér eftir „félagið“) og þannig draga úr slíkri háttsemi. Til að ná markmiðinu er starfsfólki félagsins heimilt, í samræmi við verklagsreglur þessar og lög nr. 40/2020 um vernd uppljóstrara að greina frá upplýsingum eða miðla gögnum í góðri trú um brot á lögum eða aðra ámælisverða háttsemi í starfsemi vinnuveitanda síns til aðila innan fyrirtækisins eða til lögregluyfirvalda eða annarra opinberra eftirlitsaðila sem við eiga, t.d. umboðsmanns Alþingis, ríkisendurskoðanda og Vinnueftirlitsins.
Þessar verklagsreglur gilda um allt starfsfólks félagsins, sem og stjórn, verktaka og aðra hagsmunaaðila.
Innri uppljóstrun: Uppljóstrari greinir frá upplýsingum eða miðlar gögnum í góðri trú um brot á lögum eða aðra ámælisverða háttsemi í starfsemi félagsins til stjórnanda hjá félaginu, stjórnar, til misferlisnefndar eða til opinbers eftirlitsaðila.
Ytri uppljóstrun: Uppljóstrari greinir frá upplýsingum eða miðli gögnum í góðri trú um brot á lögum eða aðra ámælisverða háttsemi í starfsemi félagsins til aðila utan fyrirtækisins, t.d. fjölmiðla. Ytri uppljóstrun er að jafnaði ekki heimil nema innri uppljóstrun hafi fyrst verið reynd til þrautar.
Góð trú: Uppljóstrari hefur góða ástæðu til að telja gögnin eða upplýsingarnar sem miðlað er réttar, að það sé í þágu almennings að miðla þeim og að hann eigi ekki annan kost til að koma í veg fyrir þau brot eða þá háttsemi sem um ræðir.
Ámælisverð háttsemi: Hátterni sem stefnir almannahagsmunum í hættu, t.d. hátterni sem ógnar heilsu eða öryggi fólks eða umhverfi, án þess að um sé að ræða augljóst brot á lögum eða reglum.
Uppljóstrari: Starfmaður sem tilkynnir um brot á lögum eða aðra ámælisverða háttsemi í starfsemi vinnuveitanda síns.
Starfsmaður: Sá sem hefur aðgang að upplýsingum eða gögnum um starfsemi félagsins vegna hlutverks síns, þ.m.t. ráðinn, settur, skipaður, sjálfstætt starfandi verktaki, stjórnarmaður, starfsnemi, tímabundinn starfsmaður og sjálfboðaliði. Starfsmaður nýtur verndar samkvæmt ákvæðum laga nr. 40/2020, um vernd uppljóstrara, eftir að hlutverki hans lýkur.
Stjórnandi: Sá aðili sem er skilgreindur sem stjórnandi samkvæmt skipuriti félagsins.
Misferlisnefnd: Nefnd innan félagsins sem sér um móttöku, meðhöndlun og afgreiðslu innri uppljóstrunar. Í nefndinni sitja skrifstofustjóri, gæðastjóri og mannauðssérfræðingur hjá félaginu.
Verklag félagsins við innri uppljóstrun samanstendur af fjórum skrefum:
1.
Miðlun
2.
Móttaka
3.
Meðhöndlun
4.
Afgreiðsla
Starfsmaður sem hefur grun um eða hefur orðið vitni að lögbroti og/eða annarri ámælisverðri háttsemi í starfsemi félagsins er eindregið hvattur til þess að greina frá því með viðeigandi hætti og í samræmi við reglur þessar. Starfsmaður skal hefja ferlið á innri uppljóstrun með því að miðla öllum upplýsingum til aðila innan félagsins eða til opinbers eftirlitsaðila.
Þrjár mögulegar boðleiðir eru í boði við miðlun upplýsinga til aðila innan félagsins:
1.
Hafa samband við stjórnanda
2.
Hafa samband við misferlisnefnd
3.
Hafa samband við stjórn félagsins
Starfsmaður skal gæta þess að taka fram allar upplýsingar og skila inn öllum gögnum sem hann býr yfir til þess að tryggja réttmæta meðhöndlun málsins. Einnig skal tryggja að upplýsingar séu settar fram með skilmerkilegum hætti. Við tilkynningu fær starfsmaður stöðu uppljóstrara skv. lögum nr. 40/2020 umvernd uppljóstrara.
Starfsmanni er eingöngu heimilt að grípa til ytri uppljóstrunar með eftirfarandi skilyrðum:
Starfsmaður verður að jafnaði að hafa reynt innri uppljóstrun til þrautar.
Miðlunin verður að vera í góðri trú, þ.e. að starfsmaður hafi góða ástæðu til að telja að gögnin eða upplýsingarnar sem miðlað er séu réttar, það sé í þágu almennings að miðla þeim og að hann eigi ekki annan kost til að koma í veg fyrir þau brot eða þá háttsemi sem um ræðir.
Starfsmaður verður að hafa réttmæta ástæðu til að ætla að um háttsemi sé að ræða sem getur varðað fangelsisrefsingu.
Ytri uppljóstrun er einnig heimil í algjörum undantekningartilvikum þegar innri uppljóstrun kemur af gildum ástæðum ekki til greina, en með því er átt við að miðlunin teljist í þágu svo brýnna almannahagsmuna að hagsmunir vinnuveitanda eða annarra verða að víkja fyrir hagsmunum af því að upplýsingum sé miðlað til utanaðkomandi aðila, svo sem til að vernda;
öryggi ríkisins eða hagsmuni ríkisins á sviði varnarmála
efnahagslega mikilvæga hagsmuni ríkisins
heilsu manna
umhverfið
Misferlisnefnd hefur yfirumsjón með móttöku upplýsinga og gagna sem tengjast innri uppljóstrun. Berist upplýsingar til stjórnanda eða stjórnar er málinu miðlað áfram til nefndarinnar. Meðlimir í nefndinni skulu jafnframt vera þeir einu sem hafa aðgang að þeim tilkynningum sem berast, nema aðrir hafi móttekið tilkynninguna. Hafa skal í huga að misferlisnefndin gæti þurft að miðla upplýsingum og gögnum áleiðis við mat sitt, t.d. til annars starfsfólks eða utanaðkomandi sérfræðinga, en slíkt er þó einungis gert við ítrustu nauðsyn. Allir aðilar sem koma að málinu eru bundnir þagnarskyldu, hvort sem það er uppljóstrari, nefndarmaður í misferlisnefnd eða annar aðili sem kemur að málinu. Þagnarskylda gildir gagnvart öðru starfsfólki og utanaðkomandi aðilum, en heimilt er að miðla upplýsingum sem lúta þagnarskyldu til eftirlitsstjórnvalda og lögreglu. Í öllum tilvikum er leyndar gætt um persónuupplýsingar sem berast um þann aðila sem miðlar upplýsingum eða gögnum nema hinn síðarnefndi veiti afdráttarlaust samþykki sitt fyrir því að leynd sé aflétt.
Misferlisnefnd ber að upplýsa uppljóstrara um viðbrögð innan 10 virkra daga frá því að tilkynning berst, þ.e. skýra frá ákvörðun um hvort málið fari í meðhöndlun eða sé vísað frá. Eftir atvikum getur uppljóstrari verið beðinn um frekari upplýsingar eða gögn áður en ákvörðun er tekin.
Málum er vísað frá af eftirfarandi ástæðum:
Ekki er talið að um brot á lögum eða aðra ámælisverða háttsemi sé að ræða
Ekki er talið að starfsmaður sé að tilkynna í góðri trú
Ekki liggja fyrir fullnægjandi upplýsingar eða gögn
Málið hefur þegar verið leyst
Mál sem er vísað frá eru skráð sérstaklega í skrár félagsins.
Uppljóstrari sem miðlað hefur upplýsingum og/eða gögnum án þess að það hafi leitt til fullnægjandi viðbragða innan fyrirtækisins, er heimilt í góðri trú að grípa til ytri uppljóstrunar, þ.e. miðla umræddum upplýsingum eða gögnum til utanaðkomandi aðila, þar á meðal fjölmiðla, svo fremi sem starfsmaðurinn hafi réttmæta ástæðu til að ætla að um háttsemi sé að ræða sem getur varðað fangelsisrefsingu.
Móttakanda upplýsinga er skylt að stuðla að því að látið verði af ólögmætri eða ámælisverðri háttsemi eða brugðist á annan hátt við henni. Fari mál í meðhöndlun skal misferlisnefnd setja af stað sérstaka rannsókn. Nefndin ákveður eftir atvikum hvort hún leiði sjálf rannsóknina eða hvort henni sé úthýst til utanaðkomandi aðila. Ef tilkynning varðar starfsmann innan nefndarinnar skal ávallt úthýsa rannsókninni.
Á meðan á rannsókn stendur skal afla allra nauðsynlegra upplýsinga og gagna til þess að hægt sé að draga rétta ályktun. Einnig skal taka ákvörðun um hvaða aðilar eru fengnir inn í rannsóknina, en eingöngu skal hleypa öðrum að við ítrustu nauðsyn. Hafi tilkynningin borist nafnlaust skal undir engum kringumstæðum reyna að bera kennsl á uppljóstrara þó að það kunni að hjálpa við rannsókn málsins. Að sama skapi skal málið aldrei vera rannsakað af þeim sem gæti verið þátttakandi í málinu eða tengst því með einhverjum hætti.
Tilkynna skal forstjóra og stjórnanda viðeigandi starfssviðs þegar málið er komið í meðhöndlun. Ef tilkynning varðar forstjóra eða stjórnarmeðlim skal tilkynna stjórnarformanni. Ef tilkynning varðar stjórnarformann skal tilkynna öðrum stjórnarmeðlimum.
Eingöngu skal upplýsa þann aðila sem grunur beinist að um málið ef það ógnar ekki rannsókninni.
Málið telst afgreitt þegar meðhöndlun er lokið og niðurstaða liggur fyrir. Eyða skal þeim gögnum sem var aflað á meðan á rannsókn stóð og ekki talið nauðsynlegt að vista eftir afgreiðslu málsins. Gögn sem mikilvægt er að geyma skal vista á öruggum stað.
Miðlun upplýsinga eða gagna að fullnægðum skilyrðum ákvæða laga nr. 40/2020, um vernd uppljóstrara, telst ekki brot á þagnar- eða trúnaðarskyldu sem starfsmaðurinn er bundinn af samkvæmt lögum eða með öðrum hætti. Slík miðlun leggur hvorki refsi- né skaðabótaábyrgð á viðkomandi og getur ekki leitt til stjórnsýsluviðurlaga eða íþyngjandi úrræða að starfsmannarétti.
Óheimilt er að láta starfsmann, sem miðlað hefur upplýsingum eða gögnum skv. verklagsreglum þessum og ákvæðum laga um vernd uppljóstrara, sæta óréttlátri meðferð. Til slíkrar meðferðar telst t.d. að rýra réttindi, breyta starfsskyldum á íþyngjandi hátt, segja upp eða slíta samningi eða láta hvern þann sem miðlað hefur gögnum eða upplýsingum gjalda þess á annan hátt. Séu leiddar líkur að slíku skal gagnaðili sýna fram á að ákvörðun sé reist á öðrum forsendum en þeim að upplýsingum eða gögnum hafi verið miðlað. Takist sú sönnun ekki skal gagnaðili greiða viðkomandi bætur fyrir það tjón sem leitt hefur af hinni óréttlátu meðferð, bæði fjártjón og miska.
Komi til ágreinings fyrir dómi um stöðu starfsmanns með tilliti til þess hvort miðlun hafi verið óheimil eða að starfsmaður hafi verið látinn sæta óréttlátri meðferð í kjölfar hennar skal veita starfsmanninum gjafsókn í héraði, fyrir Landsrétti og Hæstarétti. Gjafsókn fellur niður ef sýnt er fram á fyrir dómi að starfsmaður hafi ekki verið í góðri trú þegar upplýsingum var miðlað.
Forstjóri ber ábyrgð á réttri framkvæmd félagsins á verklagsreglum þessum.
Verklagsreglur þessar eru settar í samráði við starfsfólk félagsins og skulu vera aðgengilegar öllu starfsfólki.
Síðast uppfært: 23. september 2022
